Sabies que, si formes part d’una comunitat de propietaris, esteu tots obligats a tenir un certificat digital en nom del grup? És la forma que ha establert la Llei 39/2015, de l’1 d’octubre com a forma que les Administracions Públiques i la comunitat puguin relacionar-se i interactuar entre elles, via telemàtica.
És una forma molt més simple i pràctica, ja que amb un sol correu electrònic es pot informar a tota la comunitat sense que els seus membres hagin si més no de sortir de casa. Cal tenir en compte que no solament ha de demanar-se, sinó que de manera periòdica caldrà renovar-ho. Com són moltes coses a tenir en compte, anirem pas per pas explicant com fer el certificat digital de la comunitat de propietaris i qui pot demanar-lo.
Què és el certificat digital de la comunitat de propietaris?
El certificat digital per a comunitats de propietaris és la forma que existeix per a identificar un conjunt de persones, en aquest cas als amos d’habitatges que formen un grup. És com un DNI electrònic: permet realitzar qualsevol tràmit que tingui a veure amb la comunitat telemàticament. Aquest arxiu acredita que la persona que s’identifica és la representant de la comunitat.
Abans de seguir, és necessari explicar què és exactament una comunitat de propietaris. Aquesta entitat està formada pels veïns i els propietaris d’immobles i locals que formen un edifici. Cadascun d’ells participa de les decisions d’aquest bloc, a més de gestionar els seus drets i deures tant en la seva propietat com en les zones comunes. Cadascun d’ells participa en les decisions que es prenen i cooperen amb una quota, assignada al pis, per al manteniment general.
Una comunitat de propietaris gran assegurança que pot veure l’atractiu a aquesta idea, ja que són elles les que han de presentar declaracions davant l’Agència Tributària. És molt més còmode i fàcil fer-ho sense sortir de casa i sense complicacions a l’hora de posar a tots els propietaris d’acord. Aquelles comunitats més petites poden fins i tot no conèixer l’existència d’aquest certificat, perquè han de realitzar menys ‘burocràcia’ i poden funcionar perfectament sense ell.
I encara que així sigui, les pàgines web de les respectives comunitats autònomes informen que, com a entitats sense personalitat jurídica que és, una comunitat de propietaris ha de comunicar-se per via telemàtica i realitzar qualsevol tràmit que necessari d’aquesta manera. Perquè no hi hagi dubtes, s’explica expressament que aquells NIF que comencin per la lletra ‘H’ són els que han de realitzar qualsevol tràmit per ordinador. Però per a això és necessari posseir el certificat. Com veus, és una mica el llucet que es mossega la cua.
És obligatori tenir un certificat?
No obstant això, i encara que sembli contradictori, tenir el certificat no és obligatori exactament. El que sí que ho és, sent una comunitat de propietaris, és relacionar-te amb les administracions per via telemàtica, per la qual cosa és aquesta llei, la 39/2015 sobre el Procediment Administratiu Comú (LPAC) de les Administracions Públiques la que obliga de manera indirecta a tenir el certificat electrònic.
Cal tenir molt de compte amb aquesta mena de resolucions, ja que, encara que hem explicat que no és obligatori fer del certificat, no relacionar-se amb la AEAT per via electrònica pot suposar una multa de 250€. Com veus, més val prevenir que curar en aquests casos pel que sempre recomanem avançar-se una mica als esdeveniments i anar preparat amb el certificat digital corresponent. Serà necessari que els propietaris aprovin per majoria la sol·licitud de la tramitació del certificat digital en una junta de veïns.
L’administrador de la teva finca pot realitzar tot el procediment en nom de la comunitat de propietaris si així ho decidiu. No obstant això, com no és el representant de la comunitat, necessitarà l’autorització per escrit del president de la mateixa per a poder dur a terme totes les accions necessàries.
Actualment, la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (la que s’encarrega d’oferir els certificats) no permet renovar els de les comunitats de propietaris.
Requisits per a tramitar el certificat digital
Es necessiten 3 circumstàncies per a poder demanar el certificat digital d’una comunitat de veïns:
Ja ha d’estar constituïda la comunitat de propietaris abans de començar la sol·licitud.
- La sol·licitud del CIF de la comunitat no sols ha d’haver-se emplenat, sinó que és necessari posseir una còpia física d’aquest.
- La persona que s’encarrega de tramitar el procés és el representant de l’entitat, és a dir, el president de la comunitat de veïns.
Cal recordar que constituir una comunitat és fonamental per a prendre acords. Sense la formació, la comunitat de propietaris no existeix.
Com aconseguir el certificat digital de la teva comunitat de propietaris
La sol·licitud per al certificat digital és un procediment bastant senzill en comparació amb altres tràmits burocràtics, encara que, per descomptat, és fonamental conèixer el procediment. Vegem el pas a pas del mateix i quines vies es poden triar per a realitzar-ho:
Via un: facultar al president. És la forma més còmoda, pràctica i, en definitiva, viable. És necessari tenir en compte que el càrrec de president d’una comunitat de veïns ha de canviar de mans cada any, per la qual cosa simplement cal passar les obligacions a la següent persona. En aquest cas, aquesta figura haurà de fer-se càrrec de qualsevol notificació i sol·licitud, per la qual cosa és possible que acabi sent un treball massa pesat per a una única persona amb un altre treball i obligacions.
No obstant això, si així s’ha decidit i el president en qüestió està d’acord, haurà de reservar-se un matí per a acudir a la AEAT i realitzar els següents passos:
- Sol·licitar en el portal de la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre el certificat de representació d’entitat sense personalitat jurídica (la comunitat de propietaris). Haurà d’indicar una adreça de correu electrònic a la qual la Fàbrica enviarà un codi.
- Amb aquest codi i una cita prèvia haurà d’acudir a les oficines de la AEAT. Allí, a més del codi, haurà d’aportar una fotocòpia del seu DNI, una altra del CIF de la comunitat, l’Acta de nomenament com a president i l’Acta de la Junta en la qual es va autoritzar el tràmit.
- Una vegada finalitzi aquesta gestió, el president o la persona propietària de l’adreça de mail que es va fer en el primer pas rebrà un email de confirmació. Aquí figuraran les instruccions per a descarregar el certificat. Recorda que, com en qualsevol procés de l’Estat, la descàrrega s’ha de realitzar des del mateix ordinador que va rebre el codi de sol·licitud. Si no, donarà error i no es podrà obtenir.
Ja només queda que el president doni potestat a l’administrador perquè rebi, a partir d’aquest moment, les notificacions i realitzi les gestions de la comunitat.
En Blegal t’oferim un equip professional, preparat i divers que treballa d’en estreta col·laboració per a brindar-te l’ajuda que necessites. Si necessites ajuda o informació no dubtis a contactar amb nosaltres.
Imatge de Unsplash per Dylan Gillis
