Te explicamos todo sobre Verifactu y las mejores opciones para implementarlo en tu facturación.
No debe confundirse Verifactu, que entra en vigor en julio de 2025 (recientemente esta fecha ha sido aplazada hasta enero de 2026) para todas las empresas y autónomos, con la factura electrónica obligatoria que entrará en vigor cuando por fin se publique el Reglamento que desarrolle la Ley Crea y Crece.
Si tienes dudas sobre la factura electrónica no te pierdas nuestro artículo al respecto.
¿Qué es el sistema Verifactu y cómo funciona?
Verifactu es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria. Su objetivo es combatir el fraude fiscal y promover la digitalización en los procesos contables. Este sistema garantiza la fiabilidad y la inalterabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos.
Introducido como parte de la nueva ley antifraude, Verifactu es obligatorio para que un software de facturación sea certificado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
Características del sistema Verifactu
Este sistema afecta a todos los programas de facturación electrónica, los cuales deben cumplir con ciertos requisitos, como:
- Garantizar la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
- Crear un registro inmediato para cada factura emitida, facilitando su trazabilidad.
- Enviar la información a la AEAT de manera segura, automática y consecutiva.
- Encadenar facturas para facilitar la verificación.
- Generar registros exactos y auténticos.
- Incluir un sistema de anulación de facturas erróneas con un registro similar al original.
- Incorporar una herramienta de firma electrónica y huella digital (hash).
Cumplir con estos requisitos es imposible sin un programa de facturación, eliminando así la posibilidad de usar sistemas de facturación en papel no controlables por Hacienda.
Ventajas del sistema Verifactu
Verifactu trae importantes beneficios al proceso de facturación electrónica y lucha contra el fraude, tales como:
- Garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.
- Aumentar la confianza de clientes y consumidores.
- Proporcionar mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales.
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Crear un registro transparente para auditorías.
- Reducir el fraude fiscal.
- Automatizar y simplificar la verificación de facturas.
- Hacer más eficiente la contabilidad.
- Agilizar trámites y reducir costes.
- Posibilitar la verificación de la información contenida en las facturas electrónicas.
¿Qué empresas y autónomos están obligados a implementarlo?
En este punto hay confusión (comprensible porque Hacienda no es un ejemplar dando explicaciones).
- Por un lado, todos los empresarios deberán emplear sistemas de facturación digital.
- Por otro lado, todos los programas de facturación estarán obligados a estar adaptados al sistema Verifactu
Una vez ambas medidas estén en vigor, emplear el sistema Verifactu para compartir la información con Hacienda será, de momento, opcional, pero tiempo al tiempo. Nuestra apuesta es que el siguiente paso será la obligatoriedad de compartir todos los datos.
Características principales de Verifactu
Todos los programas de facturación electrónica deben cumplir con una serie de requisitos para integrar Verifactu, entre ellos:
- Asegurar la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de las facturas.
- Generar un registro inmediato para cada factura emitida, lo que facilita su trazabilidad.
- Transmitir la información a la AEAT de manera segura, automática y continua.
- Establecer un sistema de encadenamiento de facturas para facilitar su verificación.
- Garantizar la creación de registros de facturación exactos y auténticos.
- Implementar un mecanismo para anular facturas erróneas con registros similares a los originales.
- Incluir una herramienta de firma electrónica y huella digital (hash).
Estos requisitos solo se pueden cumplir con un software de facturación digital, lo que elimina la posibilidad de utilizar sistemas en papel que no puedan ser controlados por Hacienda.
Aunque aún falta tiempo para que Verifactu entre en funcionamiento, ya se conocen varios detalles sobre cómo será el proceso de emisión de facturas verificables.
Las facturas Verifactu son fácilmente identificables gracias a las siguientes características:
- Incluyen un código QR con datos identificativos.
- Llevan la referencia «Verifactu», que garantiza que han sido emitidas mediante un sistema verificable.
- Se envían a Hacienda en formato XML.
- Permiten que el comprador verifique la factura escaneando el código QR.
- Cada factura y evento cuenta con un registro de respaldo.
Ventajas de Verifactu en la facturación y la lucha contra el fraude
Verifactu ofrece numerosas ventajas para la facturación electrónica, entre ellas:
- Garantiza la autenticidad e integridad de las facturas.
- Mejora la confianza de clientes y consumidores.
- Aumenta la seguridad y transparencia en las transacciones comerciales.
- Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Crea un registro transparente que simplifica las auditorías.
- Reduce el riesgo de fraude fiscal.
- Automatiza y simplifica la verificación de facturas.
- Hace la contabilidad más eficiente.
- Agiliza los trámites y reduce costos.
- Permite verificar la información contenida en las facturas electrónicas.
Implementar el sistema Verifactu supone un control más riguroso, pero ofrece beneficios, como mantener al día el registro de IVA del negocio. Aunque una empresa decida no optar por la modalidad Verifactu, el software de facturación que use debe estar homologado.
¿A quién afecta el sistema Verifactu?
Desde su entrada en vigor es obligatorio que el software de facturación que utilicen empresas y autónomos este adaptado a este sistema. Sin embargo, hay algunas excepciones:
- Territorios forales, que tienen sus propios sistemas.
- Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
- Aquellos que no están obligados a emitir facturas.
Plazos para la implementación de Verifactu
El Real Decreto 1007/2023, aprobado el 5 de diciembre, establece que los sistemas informáticos deben estar adaptados a partir del 1 de julio de 2025. Además, nueve meses después de que entre en vigor la orden ministerial que desarrolle el sistema, la sede de la AEAT dispondrá del servicio para recibir los registros de facturación de Verifactu.
No obstante, se ha planteado la posibilidad de posponer su entrada en vigor hasta 2026. Sin embargo, hasta el momento no se ha publicado ninguna modificación oficial que confirme este aplazamiento. Por lo tanto, la fecha de entrada en vigor sigue siendo el 1 de julio de 2025, y se recomienda a las empresas y autónomos prepararse para cumplir con los requisitos establecidos.
¿Será obligatorio notificar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. Las empresas y autónomos tienen dos opciones:
- Envío automático de cada registro de facturación a Hacienda (recomendado por la Administración).
- Registro sin envío, en el cual las facturas deben estar firmadas digitalmente y estar disponibles para la AEAT si son solicitadas.
Es importante que, aunque no se envíen las facturas automáticamente, el software esté preparado para hacerlo cuando Hacienda lo solicite.
¿Como estar seguro de que tu software está preparado para Verifactu?
Para implementar Verifactu, no es necesario hacer cambios internos, sino adquirir un software de facturación electrónica homologado. Asegúrate de que el programa que utilices esté adaptado a Verifactu. Puedes verificar esto en la página web del desarrollador o contactando con el fabricante.
¿Qué pasa si no me adapto a Verifactu?
No cumplir con los requisitos de Verifactu puede resultar en multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio en el que se haya utilizado un programa de facturación no homologado. Lo mismo aplica si se altera o modifica un software certificado.
¿Es el reglamento de facturación electrónica lo mismo que Verifactu?
El reglamento de facturación electrónica y el reglamento Verifactu no son lo mismo:
- El reglamento de facturación electrónica es el que desarrollara lo establecido en La Ley Crea y Crece sobre la factura electrónica y de momento solo se aplica en el B2B por encima de determinados límites de facturación.
- Verifactu es el reglamento de la ley antifraude y regula los software de facturación tanto en el B2B (facturación entre empresas y/o autónomos) como en el B2C (o facturación a consumidores finales)
Decidas o no compartir tus datos con la AEAT sera obligatorio utilizar un software de facturación homologado con Verifactu.
¿Por qué estos cambios? ¿Qué quiere Hacienda?
En lenguaje político luchar contra el fraude y la morosidad.
En lenguaje plano hacer que sea prácticamente imposible trabajar con economía sumergida y tener todas las transacciones entre empresas y autónomos (y en el futuro también consumidores) controladas de forma digital.
La única manera de ir cumpliendo con las normativas que van surgiendo y la creciente presión recaudatoria de Hacienda que se traduce en numerosos requerimientos de información de oficio es trabajar al día de forma 100% digitalizada es por esto que desde el 1 de enero de 2025 solo prestaremos servicios en el área fiscal-contable a los clientes que empleen un programa de facturación acreditado por la AEAT.
Podemos ayudarte a seleccionar e implementa el más adecuado para ti, no dudes en consultar con nosotros.
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