Obligaciones legales generales de una empresa

Obligaciones legales esenciales de una empresa

La gestión de una empresa, sin importar su tamaño, implica cumplir con una serie de obligaciones legales esenciales para su adecuado funcionamiento y para evitar posibles sanciones. A continuación, se detallan las principales obligaciones que toda empresa debe tener en cuenta:

Prevención de Riesgos Laborales

Es esencial que cada empresa cuente con un plan de prevención de riesgos laborales que incluya:

• Evaluación de riesgos: Identificación y análisis de posibles peligros en el entorno laboral.
• Planificación: Desarrollo de estrategias y medidas preventivas para mitigar los riesgos.
• Formación: Capacitación de los empleados sobre las prácticas de seguridad y prevención.

Este plan debe estar disponible para su presentación en caso de inspección. Es importante destacar que la Inspección de Trabajo puede llevar a cabo campañas preventivas dirigidas a sectores específicos, incluso si no se han reportado accidentes laborales.

Protección de datos personales

Toda empresa que maneje datos personales de trabajadores, clientes u otras personas debe cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El incumplimiento de esta normativa puede resultar en multas significativas, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Registro de jornada laboral

Independientemente del tamaño de la empresa, es obligatorio llevar un registro diario de la jornada laboral de todos los empleados, especificando el horario de inicio y fin. Este registro debe realizarse de manera digital y conservarse durante al menos cuatro años.

Registro salarial anual

Todas las empresas deben mantener un registro salarial anual que detalle las retribuciones, diferenciando entre hombres y mujeres para promover la igualdad de género. Esta obligación también se aplica a los trabajadores autónomos que tengan empleados contratados.

Cumplimiento de deberes legales y normativos

Además de las obligaciones específicas mencionadas, todas las empresas deben cumplir con otros deberes legales y normativos, como la formalización de contratos laborales, el pago adecuado de salarios y cotizaciones a la Seguridad Social, y el respeto a las normativas vigentes en materia de vacaciones y permisos laborales.

Obligaciones legales de una empresa en función de su tamaño y de su número de trabajadores

Las obligaciones legales de una empresa pueden variar según su tamaño y el número de empleados. A continuación, se detallan las principales obligaciones que toda empresa debe tener en cuenta en función de estos factores:

Delegados de personal y Comité de empresa

• Delegados de personal

Los Delegados de Personal son los representantes de los trabajadores en empresas o centros de trabajo con entre 11 y 49 empleados. En empresas o centros con entre 6 y 10 trabajadores, puede haber un delegado de personal si la mayoría de los empleados así lo decide.

• Comité de empresa

El Comité de Empresa es el órgano representativo y colegiado de los trabajadores en una empresa o centro de trabajo con 50 o más empleados. Su función es defender los intereses de los trabajadores.

• • Formación del Comité de Empresa

En empresas con varios centros de trabajo en la misma provincia o en municipios cercanos, si cada centro tiene menos de 50 trabajadores pero en conjunto suman 50 o más, se formará un único Comité de Empresa para todos ellos. Si algunos centros tienen 50 trabajadores y otros no, se constituirá un comité propio en los centros con 50 empleados y otro comité conjunto para los demás centros.

• • Composición del Comité de Empresa

El número de miembros del Comité de Empresa se determina en función de la cantidad de trabajadores:

• • Empresas con 50 o más empleados: Aunque no es obligatorio, el Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho de los trabajadores a formar un comité de empresa
    • De 50 a 100 trabajadores: cinco miembros.
    • De 101 a 250 trabajadores: nueve miembros.
    • De 251 a 500 trabajadores: trece miembros.
    • De 501 a 750 trabajadores: diecisiete miembros.
    • De 751 a 1.000 trabajadores: veintiún miembros.
• • Empresas con 1.000 o más empleados: La constitución de un comité de empresa es obligatoria.
    • Más de 1.000 trabajadores: dos miembros por cada mil trabajadores o fracción, hasta un máximo de setenta y cinco miembros.  
• • Funcionamiento del Comité de Empresa

Los comités de empresa o centro de trabajo elegirán a un presidente y un secretario de entre sus miembros y crearán su propio reglamento. Una copia de este reglamento se enviará a la autoridad laboral para su registro y a la empresa.

• • Comité Intercentros

Si una empresa tiene varios centros de trabajo y cada uno tiene 50 o más empleados, cada centro debe tener su propio comité de empresa.

Además, se puede acordar en un convenio colectivo la creación de un comité intercentros, con un máximo de 13 miembros, que tendrá las funciones establecidas en el convenio que lo cree.

Comité Seguridad y Salud

El artículo 38 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece que las empresas con 50 o más trabajadores deben constituir un Comité de Seguridad y Salud. Este comité debe estar compuesto por:

• Delegados de prevención: Representantes elegidos por los trabajadores.
• Representantes del empresario: Designados por la empresa, en igual número que los delegados de prevención.

Si los trabajadores consideran que las medidas de seguridad son insuficientes, pueden recurrir a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El incumplimiento de estas obligaciones puede resultar en sanciones económicas que van de 70 a 225.018 euros.

Plan de igualdad entre hombres y mujeres

Las empresas con 50 o más trabajadores deben elaborar y aplicar un plan de igualdad entre hombres y mujeres, según establece la Ley Orgánica 3/2007. Estos planes deben:

• Establecer objetivos concretos: Definir metas claras para promover la igualdad.
• Desarrollar estrategias y prácticas: Implementar acciones específicas para alcanzar los objetivos.
• Incluir sistemas de seguimiento y evaluación: Monitorizar y evaluar la efectividad de las medidas adoptadas.
• Incorporar medidas evaluables: Proponer acciones concretas para eliminar obstáculos a la igualdad.

Los planes de igualdad deben inscribirse en el Registro de Planes de Igualdad de las Empresas. Las empresas que no cumplan esta obligación pueden ser sancionadas con multas entre 70 y 225.018 euros y no podrán contratar con entidades del sector público. Además, pueden perder ayudas, bonificaciones y beneficios relacionados con programas de empleo.

Incluso si no estás obligado legalmente, es recomendable adoptar medidas para asegurar la igualdad de trato y oportunidades

Plan de igualdad LGTBI + y Protocolo de actuación ante situaciones de acoso o violencia contra persona LGTBI

A partir del 2 de marzo de 2024, las empresas con más de 50 empleados deberán implementar medidas para garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI. Esto incluye la elaboración de un protocolo de actuación para abordar casos de acoso o violencia contra personas LGTBI, conforme al artículo 15 de la Ley 4/2023. Las medidas deben ser acordadas mediante negociación colectiva y con la participación de la representación legal de los trabajadores.

El Consejo de Participación de las Personas LGTBI se encargará de recopilar y difundir las buenas prácticas empresariales en materia de inclusión y no discriminación.

Las empresas que no cumplan con estas obligaciones enfrentarán sanciones económicas que oscilan entre 200 y 150.000 euros. Además, podrían sufrir sanciones adicionales, como la pérdida de subvenciones, la prohibición de contratar con la Administración Pública y el cierre del establecimiento.

Registro Salarial desagregados por sexo

El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores establece que los empresarios deben garantizar una retribución igual para trabajos de igual valor, sin discriminación por razón de sexo. Para asegurar el cumplimiento de este principio, las empresas están obligadas a mantener un registro detallado de los salarios, complementos y percepciones extrasalariales, desagregado por sexo y clasificado por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo.

En empresas con 50 o más trabajadores, si se detecta una diferencia salarial del 25% o más entre sexos, la empresa debe justificar en el registro que esta disparidad no se debe al sexo de los trabajadores.

El incumplimiento de esta obligación puede resultar en sanciones económicas que varían entre 70 y 225.018 euros.

Derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social

La Ley General de Derechos de las Personas con Discapacidad y de su Inclusión Social (Ley 3/2020) establece que las empresas con 50 o más empleados deben reservar al menos el 2% de sus puestos para personas con discapacidad

El gobierno ofrece incentivos y subvenciones para la adaptación de puestos de trabajo y la integración laboral de personas con discapacidad, así como apoyo a través de centros especiales de empleo.

Las empresas que no cumplan con la obligación pueden enfrentar sanciones económicas y restricciones para contratar con la Administración Pública. 

Cumplir con estas obligaciones ayuda a promover la igualdad de oportunidades y un entorno laboral inclusivo y diverso.

Igualdad retributiva entre mujeres y hombres

El Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres, establece que las empresas con 50 o más trabajadores que elaboren un plan de igualdad deben también realizar una auditoría retributiva. El propósito de esta auditoría es verificar que el sistema salarial de la empresa respete el principio de igualdad retributiva entre hombres y mujeres.

La auditoría retributiva debe:

• Incluir un diagnóstico de la situación salarial actual.
• Desarrollar un plan de actuación que contemple objetivos claros, acciones específicas, un cronograma y responsables.
• Implementar un sistema de seguimiento y mejora para garantizar la transparencia y abordar cualquier desigualdad salarial.

Las empresas que no incorporen esta auditoría retributiva en su plan de igualdad pueden enfrentar sanciones económicas que oscilan entre 626 y 6.250 euros.

Sistema Interno de Información sobre Infracciones (Whistleblowing)

De acuerdo con la Ley 2/2023, las empresas privadas con 50 o más trabajadores deben implementar un Sistema Interno de Información (whistleblowing) para reportar infracciones del Derecho de la Unión Europea o infracciones penales o administrativas graves. Este sistema debe ser el medio principal para informar sobre tales infracciones, siempre que se pueda tratar eficazmente y se garantice la protección contra represalias para el denunciante.

El órgano de administración de la empresa es responsable de la implementación del sistema y del tratamiento de los datos personales, previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

Las empresas que no cumplan con esta obligación pueden enfrentar sanciones económicas que van de 600.001 a 1.000.000 euros.

Puedes ampliar la información en nuestro artículo: Directiva Whistleblowing: Canal de denuncias – Blegal.eu

Desde nuestra experiencia, siempre recomendamos gestionar los recursos humanos de manera preventiva, manteniendo una buena relación con tu equipo y detectando a tiempo si hay personas que no se adaptan bien a la cultura o al clima de trabajo.

En empresas pequeñas, de menos de 10 personas, no suele haber mucha complejidad, pero si en algún momento se menciona la necesidad de un «representante de los trabajadores» o un «comité de empresa», no dudes en contactarnos para ayudarte a que este proceso sea sencillo y no un problema. Si tu empresa tiene 10 o más empleados, también puedes contar con nosotros para revisar la representación de los trabajadores en cualquier momento.

Esperamos que este artículo te haya resultado útil. Recuerda que nuestro equipo de abogados laboralistas está aquí para ayudarte a convertir la gestión de recursos humanos en una ventaja competitiva para tu negocio. Si tienes preguntas o necesitas más información, visita nuestra página de Laboral, Seguridad Social y Extranjería.

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