Como previamente discutimos en plataformas de redes sociales, la implementación de la Ley Crea y Crece traerá consigo la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y compañías, en el período comprendido entre 2023 y 2025. Las empresas deberán empezar a facturar con las nuevas exigencias a partir del 1 de julio de 2025.
En otras palabras, la emisión de facturas electrónicas dejará de ser una elección para los autónomos, transformándose en un requisito legal para cualquier transacción dirigida a empresas o autónomos.
El objetivo primordial radica en la digitalización de las interacciones empresariales, la disminución de costos y del impacto medioambiental, y en teoría, la promoción de la transparencia en la lucha contra la morosidad.
Desde enero de 2015, su empleo se ha vuelto obligatorio al actuar como proveedor para las entidades de la Administración Pública.
¿Qué es una factura electrónica?
Es el equivalente a la factura, el papel, pero que se transmite por medios electrónicos. Un ejemplo, la factura de la luz que recibimos en formato pdf en nuestro correo electrónico.
Para tener la misma validez legal el documento electrónico debe contener los mismos campos obligatorios que se exigen a una factura y ser transmitido con el consentimiento de ambas partes.
No es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido, pero si se tienen los medios es recomendable hacerlo.
Obligatoriedad del Código QR en las facturas electrónicas
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
En concreto en el artículo 6 de dicho Reglamento, relativo al contenido de las facturas, incluye un nuevo apartado con el siguiente contenido:
- La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR.
- Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento.»
Además, se incluye un apartado en el artículo 7 del mismo Reglamento, para hacer extensible la obligatoriedad del código QR en las facturas simplificadas.
Plazos para la implementación de la factura electrónica
- Los autónomos y empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptarse a la factura electrónica, tras aprobarse su reglamento.
- Los autónomos y empresas con una facturación anual inferior a los 8 millones de euros tendrán 2 años para adaptarse a la factura electrónica, tras aprobarse su reglamento.
El incumplimiento de esta normativa supondrá sanciones con multas que pueden llegar hasta los 10.000 euros.
Relaciones con la Administración Pública
A partir del 15 de enero de 2015, se estableció la obligatoriedad de emplear exclusivamente facturas electrónicas en las interacciones con todas las entidades de la Administración Pública, ya sean Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos o empresas de carácter público, entre otras. En muchos casos, estas instituciones incluso requieren que las facturas sean generadas desde plataformas específicas establecidas por ellas mismas.
El propósito detrás de esta medida es fortalecer el control sobre los pagos realizados por la Administración Pública, con el fin de reducir los retrasos en los pagos y potenciar la competitividad de los proveedores que trabajan con esta entidad. Al hacerlo, se persigue la disminución de costos y riesgos financieros asociados.
En concordancia con esta directriz, se ha implementado un punto de entrada unificado para las facturas electrónicas, aplicable a cada nivel administrativo: el Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. A través de esta plataforma, los proveedores tienen la capacidad de presentar y tramitar sus facturas, las cuales deben estar formateadas según los requisitos de Facturae 3.2.1. Por ende, resulta fundamental colaborar con proveedores de servicios de facturación que sean capaces de trabajar con este formato integrado.
Por otro lado, cabe señalar que las pequeñas y medianas empresas con un alcance más amplio, definidas como aquellas que cuentan con más de 100 empleados o que tienen un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121 euros, también se encuentran obligadas a implementar la facturación electrónica en sus transacciones privadas. Esta exigencia se aplica especialmente a aquellas empresas que hayan manifestado expresamente su interés en emplear este formato.
Obligaciones del receptor de una factura electrónica
La persona receptora de una factura también está sujeta a diversas responsabilidades, que comprenden:
- Recibir la factura: Es importante verificar que la factura cumple con los requisitos mínimos establecidos y que la firma electrónica se encuentra protegida.
- Conservar la factura: Se debe preservar la factura en su formato original o, alternativamente, se puede encomendar esta tarea a un tercero de confianza.
- Mantener la legibilidad: Es crucial garantizar que la factura conserve su legibilidad en el formato original.
- Asegurar el acceso a la factura: La persona receptora debe facilitar el acceso a la factura, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copiado, descarga e impresión según sea necesario.
Obligaciones del emisor de una factura electrónica
Las responsabilidades que recaen sobre la empresa o persona que emite una factura electrónica son las siguientes:
- Elaborar la factura: La factura debe ser creada en una aplicación informática que cumpla con los requisitos mínimos establecidos para una factura.
- Mantener la legibilidad: Es esencial asegurarse de que la factura conserve su legibilidad en el formato original.
- Facilitar el acceso a las facturas: Se debe garantizar que las facturas sean accesibles para su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga e impresión.
- Conservar los datos de la factura: Aunque no es necesario conservar la factura en sí, es fundamental mantener la base de datos que generó la factura.
- Realizar la contabilización: Se debe contabilizar la factura de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Garantizar autenticidad e integridad: La autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas emitidas o conservadas deben ser aseguradas mediante los controles de gestión habituales en la actividad empresarial o profesional. Estos controles deben permitir la creación de una pista de auditoría confiable que vincule la factura con la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Aunque la normativa actual ya no exige la firma digital certificada, esta sigue siendo reconocida como garantía del origen de la factura y la integridad de los datos. Por lo tanto, los usuarios tienen tres opciones para certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas:
- Firma electrónica avanzada: Se crea mediante un dispositivo seguro de creación de firmas o mediante un certificado reconocido.
- Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI): Se aplica cuando el acuerdo relacionado con este intercambio prevé procedimientos que aseguran la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Otros medios comunicados y validados: Los interesados pueden emplear otros métodos validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, previamente comunicados.
Ventajas de la facturación electrónica
Segú el legislador la factura electrónica ofrece una serie de ventajas significativas:
- Ahorro de costes: Permite reducir los gastos asociados a la generación, impresión y envío de facturas físicas.
- Agilización del proceso: Reduce considerablemente el tiempo necesario para gestionar las facturas, agilizando la operatividad.
- Automatización en contabilidad y administración: Facilita la automatización de procesos contables y administrativos, simplificando la gestión de registros.
- Mejora de la eficiencia: Contribuye a una mayor eficiencia en los procedimientos internos, optimizando la fluidez de las operaciones.
- Mayor seguridad: Ofrece niveles superiores de seguridad en comparación con las facturas en papel, minimizando el riesgo de falsificaciones.
- Eliminación de almacenamiento físico: Elimina la necesidad de destinar espacios al almacenamiento de documentos físicos.
- Integración interna: Puede integrarse directamente con las aplicaciones internas de la empresa, simplificando la gestión global.
- Reducción de gastos en papel: Significa un ahorro significativo en papel en comparación con las facturas impresas.
- Agilización de transacciones: Facilita la rapidez en las transacciones comerciales, al eliminar los retrasos asociados con las facturas físicas.
Por supuesto, otra gran ventaja a ojos de la administración es el total control fiscal por parte de la Agencia Tributaria. Podemos ayudarte a digitalizar tu negocio y mejorar la gestión para que realizar impuestos y estar al día con la normativa no sea un dolor de cabeza.
