El término ‘gastos deducibles’ nos puede sonar de alguna conversación con nuestro amigo autónomo, pero si nos proponemos definirlo a lo mejor tenemos dificultades. También es cierto que durante unas cervezas no solemos ponernos muy técnicos. Podemos llegar a saber que es algo ‘bueno’: es el dinero que nos devuelven de los gastos que realizamos para nuestro trabajo o para la empresa que tenemos. Poco más.
Sin embargo, es importante tener bien claro en qué consisten estos gastos, cuáles lo son y cuáles no. Se trata de nuestra propia economía y debemos estar informados de ella. Desde Blegal no queremos dejarte en la sombra, así que en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre los gastos deducibles, algunos ejemplos de ellos (y algunos otros que no) y qué condiciones debe cumplir un gasto para que lo sea. ¡Allá vamos!
Las cosas claras (y el chocolate espeso): ¿qué es un gasto deducible?
Pasemos a lo fundamental: ¿qué es exactamente un gasto deducible? Se trata de la suma de los desembolsos contables (gastos que pagamos), de explotación y financieros que, según la normativa, se permiten deducir de los ingresos brutos (lo que ganamos). Los gastos deducibles se traducen en un ahorro en el importe de los impuestos que pagamos a la Agencia Tributaria.
Es necesario que comentemos más vocabulario relacionado: la base imponible.
Este término hace referencia al importe de una factura, sin que se le hayan sumado impuestos como el IVA o el IRPF. Una vez hemos sumado los impuestos a nuestra base imponible, nos quedamos con lo que se conoce como cuota tributaria.
La normativa contable específica qué tipo de gastos pueden restarse de la cuota tributaria, además de los requisitos para que así sea. Además de saber las especificaciones, también es necesario llevar las cuentas al día y estar informado sobre lo que la Agencia Tributaria considera o no gasto deducible.
Algo importante: requisitos para que un gasto sea deducible
El hecho de ahorrarte el dinero que pagas a la Agencia Tributaria es maravilloso, pero no viene sin ciertas condiciones:
- El gasto en cuestión debe ser necesario para realizar una actividad económica o empresarial. Tienes que justificar que el desembolso de dinero en cuestión es ‘por trabajo’, es decir, el contexto es relevante. Hay gastos que para una actividad pueden considerarse deducibles pero para otra no. .
- Tienen que estar justificados con una factura; un ticket común no valdría.
- Estos gastos tienen que quedar reflejados en los libros de cuentas. .
- Deben ser completamente demostrables. Esto es como un juicio, necesitas pruebas de que el gasto se ha realizado, pagado y es relevante.
- El gasto ha de ser devengado dentro del período impositivo que le toque. Esto quiere decir que no puedes reclamar la devolución y los gastos deducibles 2 años después, por ejemplo. El período impositivo suele coincidir con un año natural. Debes solicitar los gastos deducibles dentro del año en el que realizas el desembolso.
Y ahora, la lista: tipos de gastos deducibles
La Agencia Tributaria tiene un total de 26 gastos deducibles. Son los siguientes (con una pequeña explicación):
- Todos los materiales necesarios para la realización del trabajo (material de oficina, materias primas para manufacturar, etc.).
- Retribuciones a empleados (como por ejemplo pagas extras o sueldos).
- Cotizaciones de la Seguridad Social por parte de la empresa.
- Cotizaciones al RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos). Ojo aquí en sociedades que “pagan” la cuota de autónomos de los administradores ya que eso es una retribución en especie del administrador no solo un gasto para la sociedad.
- Indemnizaciones por perjuicios ocasionados (despido o jubilación anticipada).
- Dietas, gastos de locomoción y por estancias debidas a viajes de trabajo .
- Contribuciones del empresario como promotor de planes de pensiones o de previsión social empresarial
- Gastos del personal (formaciones, lotes de Navidad, primas por contratos de seguros…)
- Gastos de manutención relacionados con el trabajo realizado. Deben ser propios de sus tareas, realizarse en establecimientos de hostelería y mediante pago electrónico.
- Alquiler de bienes muebles o inmuebles.
- Gastos de mantenimiento del inmueble/s
- Pago de suministros (luz, agua, Internet…).
- Gastos de servicios profesionales independientes (como unos servidores).
- Primas de seguros
- Trabajos de los que se encargan otras empresas, aunque formen parte de la propia producción.
- Servicios exteriores, como bancos o publicidad.
- Gastos producidos por recursos financieros de terceros.
- IVA soportado únicamente si se encuentra en el régimen especial del recargo de equivalencia o en el de agricultura, ganadería y pesca.
- Tributos y recargos no estatales.
- Dotaciones de amortización.
- Dotaciones por amortización directa simplificada, cuando los elementos comienzan a amortizarse desde su puesta en condiciones para su funcionamiento.
- Pérdidas por insolvencias de deudores (deben cumplir alguna de las circunstancias previstas en el Art. 13 de la LIS)
- Mecenazgo en gastos de actividades de interés general (defensa de los derechos humanos, del medio ambiente, cultura, sanidad, promoción de valores constitucionales, etc.).
- Mecenazgo en convenios de colaboración en actividades de interés general.
- Algunos gastos que no figuran en los puntos anteriores, como gastos de asistencia a congresos, compra de libros o adquisición de instrumentos no amortizables.
- Provisiones fiscalmente deducibles, como pueden ser los gastos correspondientes a actuaciones medioambientales y los inherentes a riesgos derivados de garantías de reparación y revisión.
Es importante entender que en caso de una inspección aunque un gasto esté dentro de esta lista puede que no se acepte. La AEAT puede descender a indagar cada gasto con más detalle o simplemente rechazar todos aquellos que no considere debidamente justificados de forma documental.
Un momento… ¿Qué gastos NO son deducibles?
Así como debemos saber qué gastos son los deducibles, también tenemos que tener algún conocimiento de los que no lo son. Un gasto no deducible es aquel que no se puede restar de la cuota tributaria. Este tipo de gastos no estarían relacionados con el trabajo realizado o con la actividad de la empresa, por lo que no se podrían descontar de la base imponible.
Sin embargo, aunque no se puedan descontar, tienen que estar presentes en las cuentas de contabilidad. Normalmente se indican como tal, aunque también se pueden desglosar.
La segunda lista: tipos de gastos no deducibles
Todos los gastos no deducibles se encuentran publicados en el BOE, pero nosotros vamos a proporcionarte un pequeño resumen de la lista.
Los gastos no deducibles son:
- Fondos propios.
- Impuestos de sociedades.
- Multas y sanciones.
- Pérdidas del juego (casinos, lotería…).
- Donativos y liberalidades.
- Fondos de pensiones.
- Paraísos fiscales.
- Deudas.
- Gastos que superen 1 millón de euros.
- Deterioro de valores representativos de la participación en el capital o en los fondos propios de entidades.
- Rentas en el extranjeros (las negativas obtenidas a través de un establecimiento permanente y las obtenidas por empresas miembros de una unión temporal que opere en el extranjero).
Recapitulación
Tenga el tamaño que tenga tu negocio es clave contar con un apoyo contable de un asesor que te ayude a entender qué gastos son deducibles para tu actividad y a tener de forma ordenada toda la documentación que Hacienda puede pedirte en inspecciones futuras.
Esperamos que este artículo te haya aclarado dudas sobre qué son los gastos deducibles, qué tipos hay y cuáles no lo son. Estos últimos son igual de importantes porque deben aparecer reflejados en la contabilidad de la empresa o de las gestiones del autónomo. También hemos podido tratar otros términos, como la cuota tributaria y la base imponible, directamente relacionados con la suma o resta de los gastos deducibles. Esperamos que esta pequeña guía de gastos te haya servido para entender mejor cómo funciona la base imponible y los gastos deducibles.
Si tienes alguna otra duda sobre la gestión de estos gastos o simplemente necesitas más información sobre este u otros procesos, contáctanos. En Blegal somos el único despacho de abogados que engloba todas tus necesidades con compromiso, dedicación y energía. Puedes conocer a algunas de las personas que se encuentran detrás de nuestra empresa e informarte de los servicios legales y tarifas que ofrecemos.
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