Atrás queda la época en que uno podía gestionar un negocio con un bloc de notas e ir acumulando las facturas recibidas en una bolsa hasta que era hora de hacer los impuestos, ahora más que nunca es necesario un sistema de facturación online para pymes y autónomos
A la vuelta de la esquina está el Sistema de Suministro de Información Inmediata (SII), Verifactu y la Factura Electrónica obligatoria, medidas que en diferentes formar obligarán a enviar datos de nuestras compras y ventas en casi tiempo real a la AEAT.
Si te preguntas si deberías invertir en un sistema contable para pymes y autónomos la respuesta es sí. No solo tendrás siempre tu contabilidad o ventas actualizadas, sino que tendrás siempre información a mano para tomar buenas decisiones y seguir creciendo.
¿Cuál elegir?
Hemos recopilado tres plataformas de trayectoria consolidada aquí junto con una pequeña valoración según nuestra experiencia. Encontrarás que muchas asesorías y gestorías recomiendan una única plataforma pero nosotros preferimos tener varias opciones para encontrar la que mejor se adapta a cada cliente. Existen por supuesto numerosas plataformas, a la hora de elegir te recomendamos que no te dejes convencer por lo que usan tus conocidos, piensa bien en tu negocio, el tipo de apoyo que necesitas y sobre todo, confía en un profesional que te de respaldo más allá de la plataforma.
¿Para qué sirve un sistema de facturación online para pymes y autónomos?
Hay una serie de usos básicos que todas las plataformas deben facilitar:
- Emitir y cobrar facturas, facilitando el control de impagos.
- Mantenimiento de los libros registro requeridos por la Ley
- Compartir datos con gestorías, bancos y otros terceros de forma estructurada.
- Tener un control de proveedores y clientes con sus datos unificados.
- Seguimiento de cobros y pagos, ingresos y gastos de forma continua.
- Importación de movimientos bancarios y conciliación automática.
- Almacenamiento de documentos en la nube.
En paralelo hay otros usos que ofrecen algunas plataformas que al margen de un sistema contable te ofrecen un ERP para gestionar tu negocio de forma completa. Según tu actividad y régimen fiscal son interesantes por ejemplo:
- Integración con plataformas de ecommerce.
- Gestión de compras de material y producción.
- Generación de impuestos definitivos o en borrador: sobre esta posibilidad hablamos con detalle más abajo.
Nuestra selección
La selección que hemos realizado se ha limitado a plataformas hechas en España. La ventaja de ello es que su adaptación a la regulación española es mejor que con otras plataformas salidas de Sillicon Valley.
Biloop
Biloop del grupo Adiss permite que como cliente puedas emitir tus facturas, subir tus compras y controlar tus bancos actuando directamente en nuestro programa de contabilidad. Sin descargar, sincronizar datos ni réplicas.
Con distintos productos que pueden extenderse a un ERP completo a medida según las necesidades de cada cliente y la posibilidad de recibir formación personalizada por parte del proveedor y financiarla con el Kit Digital hacen esta nuestra primera opción.
Quipu
Quipu es un sistema contable muy completo e intuitivo de usar que sigue la filosofía UNIX: haz una sola cosa y hazla bien.
Destacan como puntos fuertes:
- La aplicación móvil para el escaneo de tickets y facturas, muy útil para autónomos sin un despacho o oficina física como tal.
- La integración con bancos es muy fácil de usar.
- El sistema de clasificación en etiquetas
- Integración con plataformas de ventas online (su web incluye detalles específicos para las plataformas Shopify, Woocommerce y Prestashop)
- Tiene una API para permitir la integración con tus propios sistemas.
Puntos a mejorar:
- La ausencia de un plan gratuito.
Ni bueno ni malo: es un sistema contable/facturación, eso es lo que hace. No tiene CRM, gestión de proyectos, etc.. por lo que necesitarás otras herramientas para cubrir esas necesidades.
Holded
Holded se posiciona como ERP y tiene una opción de uso gratuita para autónomos muy completa. Tiene otro plan de precios para personas jurídicas que permiten llevar empresas de volumen de forma ágil.
Destacan como puntos fuertes:
- Dashboard inicial que, bien configurado es muy útil.
- Conciliación bancaria intuitiva que permite crear gastos desde la pantalla de Bancos
- Previsión de tesorería anual (un punto clave a nuestro parecer).
- Capacidad para gestionar almacenes y ventas de producto físico con las «Holded apps».
- Aviso de mails mandados vía Holded y no leídos
- Integraciones con multitud de (su web incluye detalles específicos para las plataformas Shopify, Woocommerce , Magento y Prestashop)
- Posibilidad de ampliar la suscripción para incluir el CRM, gestión de proyectos y control de horarios del personal.
- Tiene una API para permitir la integración con tus propios sistemas.
Puntos a mejorar:
- La estructura de precios que limita el número de contactos puede ser un problema si usas el CRM de forma intensiva.
- La plataforma permite llevar múltiples cuentas, pero no tiene capacidad de consolidación contable.
Billage
Billage es una buena opción para negocios unipersonales de servicios profesionales que incluye CRM y gestión de proyectos.
Destacan como puntos fuertes:
- App móvil.
- Mejora constante de la plataforma.
- CRM y Gestión de proyectos incluido según el pack elegido.
Puntos a mejorar:
- Las plantillas de facturas y documentos son limitadas y no muy atractivas.
Existen numerosos programas y plataformas más como Sage one, Contasimple, Anfix, Contasol, etc. sí trabajas con alguna de ellas y necesitas un gestor contacta con nosotros para ver cómo podemos ayudarte.
¿Cómo decido?
Podemos ayudarte a decidir qué herramienta es más adecuada para tu negocio así como abrir la cuenta en tu nombre y configurarla para que la plataforma esté adaptada a ti. En algunos casos podemos facilitarte un código de descuento que puedes también aprovechar.
La cuenta y la información que haya en ella serán siempre tuyas aunque nos des acceso para revisar la contabilidad y hacer declaraciones.
Algunos ejemplos de preguntas que pueden inclinar la balanza hacia una opción u otra:
- ¿Tienes muchos gastos desgravables en forma de tickets que pierdes habitualmente? Tener una app como Quipu que te permite escanear y subir los datos a la nube y que tu gestor lo valide te permitirá no perder esos gastos deducibles.
- ¿Gestionas stock físico y un catálogo de productos? Holded y sus apps dedicadas pueden resultar una opción muy interesante.
- ¿Eres un negocio de ecommerce? Según la plataforma que estés usando Shopify, Amazon, Prestashop, etc… Puede que una opción con una integración mejor que otra.
- ¿Trabajas con papel o una hoja de cálculo y quieres empezar de cero a digitalizar tu negocio? Concierta una entrevista gratuita con un miembro de nuestro equipo y te ayudamos a ponerte en marcha.
¿Si uso estos programas, igualmente necesito un gestor?
La respuesta es rotundamente sí.
La legislación tributaria es tremendamente compleja y a no ser que tengas una actividad muy sencilla y estable y tengas formación en el ramo es difícil que no cometas errores o te encuentres con dificultades como por ejemplo:
- Las plataformas no son expertas tributarias. No pueden controlar todas las vicisitudes de la Ley del IVA (o la Directiva de IVA).
- Las plataformas se limitan a los tributos sencillos y habituales (IVA, IRPF) dejando de lado la miríada de modelos disponibles (202, 200, 349, 115, 184, …) a los que puede que estés obligado.
- Los gestores, asesores y abogados tienen seguros de Responsabilidad Civil Profesional por si se cometen errores. En la plataforma los errores son tuyos y solo tuyos.
- Olvidar un modelo que las plataformas no realizan.
- Tener que presentar una complementaria o sustitutiva y no saber cómo hacerlo.
- No tener el certificado digital o tenerlo caducado y no poder presentar un impuesto o descargar una notificación en plazo.
- Invertir demasiado tiempo en revisar la contabilidad y hacer modelos que un gestor puede hacer por ti en lugar de hacer crecer el negocio.
Además, lamentablemente que lo lleves todo perfecto no significa que la AEAT no vaya a llamar a tu puerta con una inspección o requerimiento.
Si eres una persona jurídica (como una sociedad limitada) o si tienes personal, tengas el régimen que tengas nuestra recomendación es siempre sin ninguna duda tener un gestor y/o asesor a tu lado.
Si eres un autónomo sin trabajadores con una actividad sencilla y estable es cierto que el uso intensivo de estas plataformas puedes ahorrarte la necesidad diaria de un gestor pero ten uno en la retaguardia que revise los impuestos antes de presentarlos, se ocupe de la vigilancia de notificaciones y sobre todo te mantenga al corriente de las novedades fiscales y laboral que son constantes y a menudo complejas.
No lo dudes, contacta con nosotros.
Para información sobre temas relacionados visita nuestra página sobre Gestoría Asesoría.
