Durante toda la vida de una empresa esta posee ciertos elementos materiales (y no materiales) que le ayudan a poder ejercer su actividad. Todos ellos le acompañan hasta que es necesario sustituirlos, por lo que existe un término para definirlos y referirse a ellos. El llamado inmovilizado o capital inmovilizado se utiliza para hacer referencia a todos los muebles, inmuebles, equipos informáticos, vehículos, patentes, etc. de un negocio.
Por ello es importante entender en qué consiste y qué tipologías podemos diferenciar para entender cómo funciona nuestro negocio de forma más intrínseca. Hoy veremos en detalle todas las categorías y explicaremos algunas diferencias entre términos que pueden llevar a confusión para que no haya dudas.
¿Qué es el inmovilizado?
El inmovilizado es un término utilizado en contabilidad para referirse a los activos fijos o bienes que una empresa posee y utiliza de manera continua para su actividad productiva o comercial. Para que se entienda como inmovilizado no pueden estar destinados para venderse y deben tener cierta permanencia en la empresa (más de 1 año). Su función es la de ayudar a generar ingresos, no mediante su venta, sino a través de su uso.
Este concepto incluye normalmente a todos los elementos, sin importar tamaño o precio, que se utilizan como bienes de uso. Esta clasificación incluye desde el mobiliario, los vehículos y la maquinaria hasta las instalaciones y los terrenos vinculados a la actividad. También se extiende a gastos amortizables, créditos a largo plazo y activos intangibles como patentes, licencias, derechos de autor y otros bienes.
El activo inmovilizado tiene la capacidad de añadir valor a los productos manufacturados, facilitar el desarrollo de la actividad de la empresa y, en algunos casos, generar algún tipo de renta. Sus principales características o puntos clave son:
- No se liquida de manera inmediata, su permanencia es a largo plazo y suele ser esencial para la operación continua de la empresa.
- Su finalidad no es venderlo en una segunda operación comercial.
- Pueden valorarse en términos monetarios, lo que significa que representan capital que debe declararse de acuerdo con las normativas fiscales.
Categorías
El inmovilizado o activo fijo se divide en distintos tipos dependiendo de su tipología. En nuestra empresa deberemos declararlos y clasificarlos de acuerdo a sus características:
Inmovilizado material
Son los bienes tangibles, es decir, aquellos que tienen una existencia física y que la empresa posee y utiliza en su actividad a lo largo del tiempo. Son elementos esenciales para la operación diaria de la empresa y nunca están destinados a la venta, sino que se usan para producir bienes o prestar servicios.
Algunos ejemplos de inmovilizado material serían los edificios, la maquinaria, el mobiliario o los equipos informáticos que emplean todos los trabajadores para que la actividad o producto pueda producirse y venderse.
Los activos del inmovilizado material tienen una vida útil limitada, por lo que la mayoría de ellos se amortizan. Esta palabra hace referencia al proceso contable mediante el cual se distribuye el gasto de estos activos a lo largo de su vida útil, reconociendo el desgaste o pérdida de valor que sufren con el tiempo.
Inmovilizado inmaterial
Como hemos comentado arriba, el inmovilizado también hace referencia a la parte inmaterial de una empresa, compuesta por los activos que no tienen una presencia física, pero que son valiosos por los derechos o beneficios económicos que generan a largo plazo. Hablamos en esta categoría de patentes, marcas, licencias, etc.
Al igual que el inmovilizado material, los activos inmateriales también se amortizan, excepto aquellos que tienen una vida útil indefinida, como ciertas marcas o el fondo de comercio, cuyo valor no necesariamente disminuye con el tiempo (aunque puede estar sujeto a deterioro).
Inmovilizado financiero
Si bien se denominan “inversiones financieras a largo plazo”, este tipo de activos financieros son también un inmovilizado. Ello será por la intención de mantenerlos a largo plazo (generalmente más de un año). A diferencia de los 2 anteriores, estos activos no son utilizados directamente en la producción de bienes o servicios, sino que representan derechos de propiedad o participación en otras empresas o entidades (acciones, bonos, préstamos a largo plazo a otras empresas, etc.).
El inmovilizado financiero no se amortiza de la misma manera que el material o inmaterial, pero sí puede sufrir deterioros. Por ejemplo, si una inversión financiera pierde valor permanentemente, la empresa deberá reflejar esa pérdida en su contabilidad.
Ejemplos de inmovilizado financiero pueden ser: participaciones en otras empresas, depósitos a plazo, o Letras del Tesoro.
Inmovilizado vs. gasto
Cuando hablamos del activo fijo a menudo suele aparecer una duda o, más bien, una confusión, y es su parecido con un gasto. Al fin y al cabo, sale dinero de nuestras cuentas para adquirir unos o comprar otros.Por eso es importante destacar sus diferencias y así entender que no hacen referencia a lo mismo. El inmovilizado es un bien o recurso que una empresa adquiere con el propósito de utilizarlo durante un largo período de tiempo para su actividad productiva o comercial, sin intención de venderlo en el corto plazo.
Un gasto, por su parte, es un desembolso o consumo de recursos que la empresa incurre para su funcionamiento diario y que se consume en un período corto, generalmente en el mismo ejercicio o año contable. Estos están directamente relacionados con el día a día del negocio y no generan beneficios futuros a largo plazo. Algunos ejemplos de gastos serían los salarios, los suministros o los alquileres, entre otros.
Los gastos se deben registrar en la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa, por lo que afectan directamente a las ganancias del período. No se amortizan, ya que su valor se consume en el corto plazo y se deduce completamente en el ejercicio en el que se incurre. Por ello, si una empresa compra una máquina por 10,000€ se considera activo fijo, porque se usará durante varios años. En el balance se tendrá que registrar como activo y cada año se imputará un gasto de amortización
Sin embargo, si la empresa paga 1,000€ por la luz de un mes, ese gasto se registrará de inmediato en la cuenta de resultados, pues no tiene un valor duradero a largo plazo.
¿Cuándo se registra un gasto como inmovilizado?
Determinar si un gasto debe registrarse como inmovilizado (activo fijo) o como gasto corriente requiere aplicar ciertos criterios contables basados en la naturaleza del elemento, el importe, su vida útil y la función que cumple dentro de la empresa. No debemos olvidar que la gestión contable y fiscal de un inmovilizado es más compleja que la de un gasto (libro de bienes, cuadros de amortización, diferencias entre amortización fiscal y contable, …). Para poder tomar esa decisión con la menor duda posible te dejamos unos pasos y criterios clave con los que escoger entre una opción u otra:
Vida útil del bien o servicio
Uno de los factores más importantes para determinar si un gasto debe registrarse como activo fijo es la duración del beneficio que se espera obtener del bien o servicio adquirido. Si tiene una vida útil superior a 1 año y su adquisición generará beneficios para la empresa a largo plazo, debe registrarse como inmovilizado. Si el beneficio se agota en un corto plazo (normalmente dentro del mismo año fiscal), se considera un gasto corriente.
Lo mejor para entender la diferencia es poner un ejemplo práctico. Una máquina que se usará durante 5 años sería un inmovilizado, ya que tiene una vida útil prolongada, mientras que los servicios de limpieza mensuales se considerarían un gasto porque el beneficio se consume de inmediato.
Naturaleza del gasto
El tipo de bien o servicio que se adquiere también ayuda a clasificar si es inmovilizado o gasto. La compra de un ordenador o una licencia de software que será usado durante más de 1 año debe registrarse como inmovilizado. El material de oficina como papel o tinta para impresoras, que se consumen rápidamente, serían un gasto corriente.
Importancia o valor significativo
El valor del bien puede influir en la decisión, aunque es posible que varíe según la política contable de cada empresa. Generalmente, se establece un umbral mínimo para considerar un bien como inmovilizado. Si el gasto es muy significativo, suele registrarse como inmovilizado siempre y cuando cumpla con los otros criterios (vida útil prolongada y naturaleza).
Si el gasto es menor, podría registrarse directamente como tal, incluso si tiene una vida útil mayor a 1 año, ya que su valor es irrelevante desde un punto de vista contable. Hay empresas en las que un bien con un coste menor a, por ejemplo, 500 €, se registra como gasto aunque se vaya a usar durante más de 1 año. Si cuesta más de ese límite, se considera inmovilizado.
Función o uso del bien o servicio
Otro criterio importante es el uso que se le va a dar al bien o servicio. Si se va a utilizar continuamente para generar ingresos o para el funcionamiento de la empresa durante varios períodos contables (como el pago por un vehículo), entonces es inmovilizado. Si se consume para mantener la operación en el corto plazo y no tiene un uso continuado en la producción de ingresos a largo plazo (como la gasolina que se utiliza para ese mismo vehículo), es un gasto.
Mejoras vs. mantenimiento
Una distinción importante a tener en cuenta es entre las mejoras que aumentan la vida útil o el valor de un activo y los gastos de mantenimiento que se incurren para mantenerlo en condiciones operativas. Si un desembolso se utiliza para mejorar, ampliar o prolongar la vida útil de un activo fijo existente, el gasto debe capitalizarse y registrarse como parte del inmovilizado. Si este solamente se destina a mantener el activo en funcionamiento, se contaría como un gasto corriente.
Reparar una máquina para prolongar su vida útil o mejorar su capacidad productiva se registraría como inmovilizado, mientras que pagar por su mantenimiento rutinario sería un gasto.
Normas contables aplicables
Las normas contables que siga la empresa afectarán a esta decisión. Existen regulaciones internacionales y locales, como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), que especifican cómo clasificar activos y gastos.
Por ello el asesoramiento profesional en este campo siempre es fundamental. Contar con un equipo que pueda ofrecernos consejo en este y en otros aspectos de nuestro negocio nos ayudará a entenderlo mejor y, por ende, a gestionarlo de la manera más efectiva. Sean cuales sean tus necesidades en Blegal podemos cubrirlas gracias a la diversificación de toda nuestra firma. Sea cual sea el problema legal, fiscal o laboral que tengas, cuenta con nosotros. Si quieres saber más sobre nuestro equipo o tienes alguna duda sobre la activación de gastos solamente tienes que ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso. ¿Hablamos?
