Gestionar una empresa, sea del tipo que sea, es complicado, sobre todo desde el punto de vista legal. Además, existen muchas condiciones y puntos que tener en cuenta, por lo que es normal que no lo entendamos todo. Una de las últimas medidas del gobierno para simplificar el cumplimiento fiscal de pequeñas empresas es el criterio de caja. Suena un poco extraño, pero es muy práctico. En el post de hoy te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este régimen, el criterio de caja y cómo funciona.
¿Qué es el criterio de caja?
Este régimen data del 2013, año en el que el Gobierno lo aprobó, dentro de la ley de Emprendedores. Las demandas de autónomos y empresarios lograron calar en los gobiernos de muchos países europeos, ya que la nueva ley responde a una directiva de la Comisión Europea.
Este régimen es completamente voluntario, por lo que pueden acceder a él todas las empresas y autónomos que cumplan ciertos requisitos. Se trata de un régimen especial del IVA basado en un sistema contable simplificado. Los profesionales pueden calcular sus impuestos con el ‘método de caja’, una forma de liquidación del IVA. Con él puedes pagar impuestos por los ingresos solamente si las ventas se han cobrado (total o parcialmente). Su gran ventaja (y si gran característica) es esa misma.
El documento legal que regula el criterio de caja es la llamada ‘Ley del IVA’ (la ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido). En esta normativa se explican todos los requisitos y características de los regímenes de IVA. El de criterio de caja está en el capítulo décimo. Aunque antes hemos comentado que data del 2013, no fue hasta el año siguiente cuando se aplicó. Primero tuvo que entrar en vigor la ley 14/2013 de 27 de septiembre, cuyo objetivo fue el apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Ya hemos comentado al principio que puedes acceder a este criterio de forma voluntaria. Por lo tanto, no existe un plazo de presentación. Se trata de una decisión que debes tomar de acuerdo a las ventajas e inconvenientes que puede crearte a ti y a tu negocio específicamente este régimen. Para acceder a él necesitarás presentar el modelo 036 de Hacienda o, en su defecto, el 037. Debes presentarlo 1 mes antes de comenzar el año fiscal en el que vayas a tributar con criterio de caja (diciembre).
Este criterio pueden utilizarlo, como hemos dicho antes, todas las empresas y profesionales autónomos que cumplan ciertos requisitos relacionados con sus ingresos. Si es su primer año de actividad, el autónomo o empresario puede acogerse al criterio. Si no es así, solamente pueden acogerse al régimen:
- Empresarios y profesionales autónomos (emprendedores) cuyo volumen de negocio anual no supere los 2 millones de euros.
- Emprendedores que no facturen más de 100.000€/año al mismo cliente.
¿Quién no puede acogerse al criterio de caja?
Si las personas que pueden acogerse a este criterio son las que superen los 2 millones de euros anuales o que reciban más de 100.000€ del mismo cliente, las empresas o autónomos que no encajen en estas pautas no podrán acceder al régimen. Tampoco podrán las que hayan renunciado al criterio de caja en los últimos 3 años.
También existen ciertas actividades que no permiten utilizar este criterio:
- Actividades de otros regímenes especiales de IVA (simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión) que se aplican a los servicios prestados por vía electrónica y grupos de entidades.
- Exportaciones y ventas de productos intracomunitarios (Unión Europea).
- Compras de productos intracomunitarios.
- Importaciones y operaciones asimiladas a ellas.
- Ventas en las que el pago del IVA es responsabilidad del cliente (inversión del sujeto pasivo).
- Si el empresario o trabajador disfruta de productos o servicios de la empresa de forma gratuita (actividades de autoconsumo de bienes y servicios).
¿Cómo funciona?
Veamos un ejemplo práctico: pongamos que cumples con los requisitos para acogerte al criterio de caja. Lo primero que harás será solicitarlo mediante la presentación del modelo 036 o el 037 de alta de autónomo. Como hemos comentado, tienes asta diciembre para que te incluyan en el año fiscal siguiente. Tras este documento, tendrás que rellenar el modelo 303 del IVA, un paso básico para cualquier autónomo o empresa. Sin embargo, solamente declararás el impuesto sobre el valor añadido de las facturas cobradas y únicamente podrás deducir el IVA de las facturas que ya hayas pagado.
Debes tener muy en cuenta que, si solicitas la baja del criterio, no podrás volver a darte de alta en cuanto te apetezca. Deberás esperar 3 años para volver a darte de alta en el criterio de caja. Piensa mucho o consulta a una gestoría sobre si es ahora el mejor momento para dar el paso. Organiza tus cuentas e intenta sacar adelante tu economía con él. Si no, no podrás volver atrás hasta pasado un tiempo.
Siguiendo con el caso práctico, veamos una situación que podría ocurrir fácilmente: ¿que pasaría si un cliente no te ha pagado una factura antes del 31 de diciembre del año siguiente? No tendrás más remedio que declarar el IVA de la factura. En este caso en concreto el régimen de criterio de caja quedaría invalidado. Por eso te recomendamos que incluyas entre los elementos de la factura una ha de vencimiento. Así dejas claro a los clientes hasta qué fecha tienen para abonar las deudas que puedan tener contigo.
¿Qué debe contener una factura con criterio de caja?
La factura con criterio de caja tiene que contener los mismos elementos que una factura normal (los datos obligatorios), añadiendo un epígrafe que mencione el ‘régimen especial del criterio de caja’ al que estás sujeto, de manera individual. Recuerda que algunas operaciones de un mismo proveedor pueden estar acogidas, pero otras puede que no.
Por tanto: un autónomo o empresario amparado por el régimen de criterio de caja del IVA sólo deberá notificar que está acogido al mismo en su factura. El cliente se encargará de anotarlo a efectos de su contabilidad.
¿Qué obligaciones conlleva acogerse al régimen especial de criterio de caja?
Tributar bajo el régimen especial de criterio de caja conlleva una serie de obligaciones desde el punto de vista de la contabilidad. Por lo tanto, los autónomos y empresarios tienen una serie de obligaciones:
Control contable. Tendrás que prestar mucha atención a todos los cobros y pagos de tu empresa, ya que la liquidación del IVA dependerá de ello. Cualquier movimiento bancario y de caja tendrá que ser contabilizado antes de hacer la declaración del IVA para poder incluir todo lo que se necesite.
Libro de registro de facturas. Aunque lo recomendable sería tenerlo ya, a partir de ahora es obligatorio llevar un libro de registro de facturas. Ahí anotarás las fechas de los cobros, los pagos y su importe, el medio de pago o cobro utilizado y los importes que se atribuyan a fecha de 31 de diciembre, por haber llegado al límite temporal.
Identificación de facturas. Todas las facturas que emitas a partir de haberte acogido al criterio de caja deberán incluir explícitamente el texto ‘régimen especial del criterio de caja’. El objetivo es informar a los clientes o a los proveedores, pues su forma de tributar también se verá afectada.
Sistema dual. Existen algunas actividades que están excluidas del régimen de criterio de caja. Deberás tributarlas igualmente, pero en ese caso por el sistema de devengo, si es tu caso, tendrás que llevar 2 sistemas de contabilidad.
Modelo 347. Si tienes que presentar el modelo 347 y estás acogido al criterio de caja, ten en cuenta los siguientes cambios:
- Incluye la información de los importes cobrados o pagados.
- Incluye los importes que se devenguen a 31 de diciembre por alcanzar el límite temporal.
- Consigna por cómputo anual.
¿Qué hago si recibo una factura de IVA de caja y estoy en régimen general?
Tributar el IVA en régimen general no significa que no nos veamos afectados por compañías con las que trabajemos que deseen tributar siguiendo el régimen de criterio de caja. La empresa que trabaje con criterio de caja deberá avisarnos siempre de ello para tenerlo en cuenta en nuestra propia contabilidad. No podremos deducir el IVA de las operaciones recogidas en esas facturas hasta que no se hayan abonado, tanto de forma parcial como total.
En nuestro libro de facturas recibidas de nuestra empresa deberemos recoger, en una zona separada, tanto el importe del documento como la forma de pago utilizada. También habrá que dejar por escrito las fechas en las que se hayan efectuado los pagos.
¿Cómo puede ayudarte Blegal?
El criterio de caja puede ser un régimen con muchas ventajas para el empresario o autónomo que cumpla con los criterios requeridos. Sin embargo, hay que tener cuidado, ya que, según la situación en la que estés, puede ser una desventaja en vez de una ayuda. Siempre es conveniente consultar este tipo de cambios con un equipo de profesionales. En Blegal llevamos más de 30 años de trayectoria profesional, ofreciendo un equipo profesional, preparado y diverso que trabaja de en estrecha colaboración para que tengas lo que necesitas.
Te dejamos un enlace a la web de la Agencia Tributaria por si necesitas saber más sobre el criterio de caja. Si tienes alguna otra duda, tanto de este tema como de cualquier otro, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Nuestro equipo estará encantado de ayudarte y atender tus problemas.
Foto de Dan Meyers en Unsplash
