Certificado digital

La búsqueda en Google sobre certificado digital en España arroja más de 9 millones de resultados, pero aún presenta muchos interrogantes para empresas y autónomos. En este breve artículo te resumimos las alternativas que existen para hacer trámites online como presentar impuestos y, sobre todo, mantenerse al día de posibles notificaciones de la administración pública. También te explicamos la que a día de hoy es la mejor solución desde nuestro punto de vista. 

¿Qué es el certificado digital?

En resumen, es un archivo digital que contiene nuestros datos identificativos que están autentificados por un organismo oficial. El certificado digital valida nuestra identidad en internet como persona física (o representante de una jurídica) y es obligatorio para poder consultar y realizar trámites con la Administración Pública.

Hay cuatro grandes grupos de situaciones para los que necesitamos un certificado digital:

1. Presentación y liquidación de impuestos.
2. Gestiones ante distintas entidades de la Administración pública. Por ejemplo: 
   1. Recursos y solicitudes.
   2. Consultar e inscribirse en el padrón municipal. 
   3. Consultar y recurrir multas de tráfico.
   4. Solicitar subvenciones.
3. Vigilancia electrónica de notificaciones que podamos recibir de los organismos oficiales.
4. Firma de documentos y contratos. Como por ejemplo la apertura de cuentas bancarias sin desplazarnos. 

¿En general, qué tipos de certificados digitales existen? 

1. Certificado digital emitido online por una entidad acreditada como DEH que incluye la vigilancia electrónica. Tu identidad se verifica por medios digitales, es decir, no es necesario que te desplaces a ningún sitio. Esta es la opción que recomendamos, para saber los motivos sigue leyendo. 
2. El DNI electrónico: es interesante para todos tenerlo activado para poder usarlo en trámites y firmar documentos pero no es válido para todas las gestiones Es de esperar que el número de gestiones que se podrán realizar con el DNI electrónico vayan aumentando pero no es práctico para trabajar con un tercero como una asesoría. Si como yo, aun tienes un DNI viejo puedes renovarlo y asegurarte de que guardas el PIN en un sitio donde puedas encontrarlo. 
3. El Certificado digital de la FNMT-RCM Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda: existen distintos tipos de certificados según si es una persona física, jurídica o un representante y todos tienen una duración determinada.  La solicitud de este certificado es online (a través de la web de la Fábrica Nacional de la Moneda y el Timbre, que no es una maravilla en cuanto a usabilidad) pero requiere que te desplaces para verificar tu identidad en persona o que tengas el DINe y un lector. 
4. CL@VE PIN: Cl@ve PIN es un sistema dirigido a personas físicas que les permite identificarse y realizar sus trámites en España con la Agencia Tributaria y otras Administraciones Públicas por internet (no todas!). El PIN obtenido vale para una única sesión de trabajo en la Sede electrónica de la AEAT en la que se podrán realizar varios trámites mientras no se cierre la sesión. Esta opción hace que no sea viable trabajar con terceros como una asesoría.

¿Es obligatorio tener un certificado digital?

Sí, la normativa es clara y establece que estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

1.  Las personas jurídicas. 
2. Las entidades sin personalidad jurídica. 
3. Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
4. Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. 
5. Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado  

Es decir, cualquier autónomo con actividad económica, una sociedad o una fundación, por ejemplo, necesitan tener un certificado digital para relacionarse con la administración. 

¿Qué es esto de la vigilancia electrónica? 

Los organismos oficiales no envían sus notificaciones por correo electrónico, de forma que tú las recibes en tu Gmail, Hotmail, Outlook… ¡No! 

Si lo tienes bien configurado con cada una de ellas te avisan de que tienes algo para descargar (si no está bien configurado no recibirás ningún aviso). 

Ese aviso no tiene la comunicación en sí, tienes que ir tú a consultar sus buzones de forma regular por si recibes algo o cuando recibes esa notificación. Es también tuya la responsabilidad de descargar las notificaciones en plazo, antes de que caduquen y por supuesto responderlas. 

¿Qué ocurre si no descargo una notificación?

Si no las descargas, la administración pública considera que se te ha notificado en plazo, independientemente o no de que hayas descargado y leído el mensaje. Pero recuerda que hay plazos para responder a cada cosa y que tardas en ver que tienes esa notificación, quizás ya no puedes recurrir ni hacer alegaciones. 

El servicio de vigilancia electrónica permite que te olvides de este dolor de cabeza delegando TODOS TUS BUZONES en un asesor de confianza. Este es un servicio que ofrecemos a todos nuestros clientes de asesoría, si quieres saber cómo funciona no dudes en contactar con nosotros. 

¿Es la vigilancia electrónica lo mismo que la Dirección Electrónica Habilitada única o DEHú?

No. Como en otros ámbitos, la administración pública ha ido dando pasos para digitalizarse sin que los organismos se hayan puesto de acuerdo. Existen distintas DEH, pero no agrupas todas las entidades que pueden enviarte notificaciones. Por ejemplo, las notificaciones de la Agencia Catalana Tributaria actualmente están integradas en la Dirección Electrónica Habilitada única. 

Por eso, en Blegal como asesores de empresa empleamos la solución más completa del mercado, el servicio de Certibox de DEHonline. 

¿Quién puede enviarme notificaciones electrónicas?

Cualquier entidad pública. 

Desde Hacienda por un requerimiento de la Renta, a Tesorería porque el recibo de la cuota de autónomos haya venido devuelta o por ejemplo el Ayuntamiento de la población en la que seas propietario de una vivienda donde esté pendiente pagar la tasa de basuras. 

Y cada vez son más los ayuntamientos, juzgados y entidades locales que se suman. 

¿Cómo puedo evitar problemas y tener mis notificaciones electrónicas controladas?

Muy fácil. Con nosotros como tu asesor de empresa puedes contratar el servicio de DEH online y delegar en nosotros las notificaciones. 

Cada día revisaremos los buzones de las cerca de 10.000 entidades y organismos públicos que están adheridos y si hay alguna notificación para ti la descargamos y despachamos. 

No lo dudes, tu tranquilidad está al alcance de tu mano.